Proces reboardingu, czyli niedoceniona inwestycja w ludzi

reboarding

Wiele mówi się o dobrym onboardingu, ale ciągle bardzo cicho jest o reboardingu.

Znasz to uczucie, gdy wchodzisz do swojego ulubionego marketu, a tam.. rzeczy zmieniły swoje miejsce? Musisz na nowo nauczyć się mapy sklepu i odkryć, w której części jest pieczywo, a w której nabiał. Dokładnie tak może wyglądać powrót do pracy po dłuższej nieobecności.

Czym jest reboarding?

Reboarding to proces ponownego wdrożenia pracownika do firmy po dłuższej nieobecności, spowodowanej m.in.:

  • urlopem rodzicielskim
  • dłuższym zwolnieniem lekarskim
  • sabbatical leave (bezpłatnym urlopem)
  • tym, że pracownik opuścił firmę, ale wrócił do niej po jakimś czasie (tzw. bumerang)

Dlaczego reboarding pracownika jest ważny? Oto cztery najważniejsze powody:

1) Zaangażowanie pracownika.

Podobnie jak w przypadku onboardingu, reboarding wiąże się z szeregiem emocji powracającego pracownika: może to być m.in. entuzjazm, obawa, stres, radość, niepokój, ciekawość. Przypomnij sobie sytuację, w której po dłuższym czasie wracałaś/eś do dawno niewykonywanej czynności, np. jazdy na nartach. Być może towarzyszył Ci wtedy entuzjazm, a być może.. lęk, bo pojawiła się niepewność, czy wciąż potrafisz jeździć?

Powracający pracownik przez jakiś czas żył w innym świecie. Powrót do pracy wymaga adaptacji i przyzwyczajenia się do zmian, a temu procesowi towarzyszą różne emocje, nadzieje i obawy. Część pracodawców powie pewnie “Po co ja mam dbać o emocje pracownika? To nie moja sprawa.” Natomiast jeśli nie zadbamy o odpowiedni reboarding i powrotowi do pracy będą towarzyszyć trudne emocje, może się okazać, że zaangażowanie powracającego pracownika spadnie, co przełoży się na jakość wykonywanej pracy czy chęć pozostania w organizacji.

 

2) Utrzymanie pracownika.

Znam mnóstwo historii pracowników, dla których dłuższa przerwa okazała się.. końcem przygody z firmą. Wracając po nieobecności do organizacji, zdążyli się od niej nie tylko fizycznie, ale i mentalnie zdystansować. W takiej sytuacji znacznie łatwiej jest podjąć decyzję o zmianie pracodawcy (zwłaszcza jeśli takie myśli pojawiały się jeszcze przed przerwą). Angażujący reboarding może zatrzymać ten proces i sprawić, że powracający pracownik poczuje z powrotem więź z firmą, przypomni sobie, co sprawiało mu satysfakcję i nie będzie myśleć o zmianach.

 

3) Efektywność pracy.

Bardzo często pracodawca zakłada, że powracający pracownik przecież wszystko wie i od dnia zero będzie tak samo efektywny jak przed odejściem. W niektórych rolach i sytuacjach być może tak jest, ale bardzo często do uzyskania pełnej produktywności potrzeba czasu. Nie da się przełączyć jak za machnięciem czarodziejskiej różdżki z trybu “nie pracuję/jestem na zwolnieniu/opiekuję się noworodkiem” w tryb “daję z siebie 100%”. W trakcie dłuższej przerwy w życiu pracownika prawdopodobnie sporo się zmieniło i potrzeba czasu, żeby poukładać wszystkie elementy od nowa.

Pierwszy dzień po powrocie jest często bardzo wyczerpujący: pracownik robi rozeznanie w nowej sytuacji, sprawdza, co się zmieniło, co się działo w trakcie jego nieobecności, przyswaja nową wiedzę, poznaje nowe osoby. To wszystko skutkuje nieco obniżoną efektywnością w trakcie kilku pierwszych dni. Ale jeśli nie zadbamy o odpowiedni reboarding, taki stan może utrzymać się znacznie dłużej.

 

4) Dbanie o przepływ informacji.

Być może naszego pracownika nie było w firmie kilka miesięcy, być może 2 lata. W tym czasie niemal na pewno zaszły zmiany. W mniej dynamicznych firmach te zmiany mogą być kosmetyczne, w szybko rozwijających się organizacjach powracający pracownik może mieć poczucie, że dołączył do zupełnie nowej firmy. Odpowiedni proces reboardingu pozwala pracownikowi nadrobić te zmiany oraz skraca czas adaptacji.

To bardzo ważne, żebyśmy już pierwszego dnia przeprowadzili powracającego pracownika przez wszystko, co się w czasie jego nieobecności zmieniło, a co może wpływać na jego pracę: od zmian strategii firmy, czy wprowadzenie nowych zadań w obrębie jego roli, przez zmiany osobowe w zespole czy wdrożenie nowych narzędzi, aż po zmiany dotyczące zasad składania wniosku urlopowego czy rezerwowanie miejsca parkingowego.

Przekazanie powracającemu pracownikowi tych informacji odciąży go poznawczo, wzmocni poczucie stabilności i bezpieczeństwa, zwiększy efektywność i ustrzeże przed popełnianiem błędów.

Podsumowując: odpowiednio przeprowadzony reboarding zmniejsza ryzyko utraty pracownika i popełniania przez niego błędów, niweluje koszty długotrwałej utraty efektywności przez tego pracownika i zwiększa retencję w firmie.

Jak powinien przebiegać proces reboardingu?

Zacznę od odpowiedzenia na pytanie: jak długa nieobecność pracownika jest sygnałem, że powinniśmy przeprowadzić go przez proces reboardingu?

Z mojej perspektywy każda przerwa dłuższa niż ~2 miesiące wymaga jakiejś formy reboardingu. Dla krótszych przerw (kilka miesięcy) reboarding może oznaczać krótkie spotkanie informacyjne pierwszego dnia po powrocie. W przypadku dłuższej przerwy jedno spotkanie może okazać się niewystarczające. Warto rozbić wtedy reboarding na kilka etapów:

  • spotkanie z liderem, w trakcie którego omówione zostaną aspekty związane z rolą powracającego pracownika (aktualnymi oczekiwaniami co do niej, celami, możliwościami rozwoju), a także uzgodnione zostaną ewentualne zmiany w warunkach pracy (np. zmniejszony wymiar pracy w niektórych przypadkach, czy zmiana trybu pracy)

  • spotkanie z zespołem, który wdroży powracającą osobę do codziennej pracy

  • spotkanie z przedstawicielem HR, który opowie, co zmieniło się w organizacji na poziomie firmowym (nowe procesy lub zasady, istotne zmiany kadrowe, nowe narzędzia i systemy, itd.)

  • ewentualne przekierowanie powracającej osoby do źródła, w którym może znaleźć więcej informacji, np. oficjalnego komunikatora firmy bądź intranetu

  • może być także niezbędne przeszkolenie takiej osoby np. z funkcjonowania wprowadzonych w trakcie jej nieobecności systemów czy narzędzi

  • bardzo polecam wdrożyć przez kilka pierwszych tygodni regularne spotkania z powracającą osobą, aby upewniać się, że wdrożenie przebiega sprawnie i dostarczyliśmy wszystkich niezbędnych informacji. Jeśli nie mamy czasu nawet na krótkie spotkanie, dużą zmianę zrobi choćby zwykła wiadomość z pytaniem o to, jak się czuje pracownik po powrocie i czy ma jakieś pytania.

Kto powinien być zaangażowany w proces reboardingu?

W proces reboardingu na pewno powinien być zaangażowany zespół, przedstawiciel HR oraz lider powracającej osoby. Z mojej perspektywy HR jest w tej sytuacji właścicielem procesu, który czuwa nad tym, żeby wszystko przebiegło sprawnie i każdy rozumiał, jaka jest jego rola.

Najgorsze, co można zrobić, to oddać ten proces przypadkowi i założyć, że “przecież powracający pracownik pójdzie na kawę z zespołem i wszystkiego się dowie”. Takie założenia często kończą się tym, że powracająca osoba jest co chwilę zaskakiwana nowymi informacjami, co wpływa na jej efektywność i poczucie bezpieczeństwa.

Dobre praktyki reboardingowe - checklista dla firm

Przed powrotem pracownika:

✅Uświadom sobie, że powrót po długiej nieobecności nie jest trywialnym wydarzeniem na powracającej osoby i wymaga specjalnej uwagi firmy. Tak jak każdy nowy pracownik zasługuje na solidny onboarding, tak każdy powracający pracownik powinien przejść proces reboardingu.

✅Ustal z pracownikiem warunki powrotu (do jakiego projektu trafi, jak będzie wyglądać jego rola, wyzwania, obowiązki, jakie są jego potrzeby w zakresie wymiaru pracy, trybu pracy, etc.).

✅Upewnij się, że wszystkie formalności są dopięte (np. czy w trakcie nieobecności pracownika nie zmienił się jego adres, czy przywrócić mu benefity, itd.), a na pracownika będzie czekać działający sprzęt.

✅Daj znać zespołowi o powrocie pracownika – nie chcesz, żeby zobaczył zaskoczenie na ich twarzach pierwszego dnia po przyjściu do firmy.

✅Wrzuć do kalendarza planowane w ramach reboardingu spotkania.

W dniu powrotu:

Celebruj! Kwiaty? Ciasto? Powitalny welcome pack? Czemu nie 🙂 Jeśli to jest zgodne z kulturą Twojej firmy, możesz też przesłać wiadomość na wewnętrznym komunikatorze, informującą o powrocie pracownika. To wszystko wysyła powracającemu pracownikowi wiadomość: dobrze Cię widzieć z powrotem! A to jest bezcenne w budowaniu długofalowego zaangażowania 🙂

✅Rozpocznij od spotkania informacyjnego, na którym przedstawisz, jakie kluczowe zmiany zaszły w firmie w trakcie nieobecności danej osoby.

✅Upewnij się, że zespół zaopiekuje się reonboardowaną osobą, wdroży ją w zadania zespołowe i udzieli wsparcia.

W trakcie reboardingu:

✅Postaw na elastyczność – jeśli jest taka potrzeba i są takie możliwości, zaproponuj hybrydowy model pracy, elastyczne godziny, itd. Dla osób, które wracają z urlopów rodzicielskich czy zwolnień lekarskich to mogą być istotne kwestie. Obserwuj powracającego pracownika i reaguj na jego potrzeby w tym nietypowym momencie.

✅Pamiętaj o follow-up’ach – umów się na regularne spotkania, pytaj jak idzie wdrożenie. Są pracownicy, którzy błyskawicznie odnajdą się w starej-nowej sytuacji, a są tacy, którzy będą potrzebować czasu.

✅Stwórz okazję do poznania się z osobami, które dołączyły do firmy/działu w trakcie nieobecności pracownika.

✅Nie zapomnij o wyrozumiałości. Reboarding to proces i minie jakiś czas, zanim powracająca osoba wdroży się z powrotem w swoje obowiązki. A jeśli jest to osoba wracająca z urlopu macierzyńskiego/tacierzyńskiego, to pamiętaj, że dni wolne na opiekę nad dzieckiem (tak, dzieci chorują) mogą na początku zdarzać się często. I to jest w porządku.

O autorce:

Cześć! Nazywam się Weronika Szatan i od 2015 roku tworzę mosty pomiędzy kandydatami oraz pracodawcami w branży IT

Wierzę, że przemyślana rekrutacja jest kluczem do realizacji celów biznesowych, jeśli tylko będziemy pamiętać, że każdy kandydat to przede wszystkim człowiek. Dlatego, jako Recruitment Devil, uczę jak budować ludzkie i równocześnie skuteczne procesy rekrutacji.

Moją misją jest podniesienie poziomu rekrutacji w Polsce i zerwanie z wizerunkiem kiepskiego rekrutera i pokazać, że nie taki diabeł rekruter straszny jak go malują.

Więcej o skutecznej i ludzkiej rekrutacji znajdziesz tutaj:

© 2024 Weronika Szatan. Wszystkie prawa zastrzeżone.