Dlaczego Twoja rekrutacja nie działa? 13 możliwych powodów.

Dlaczego Twoja rekrutacja nie działa? Oto 13 możliwych powodów.

➡️ 46,2%* pracodawców mierzy się z niedoborem pracowników niezbędnych do realizacji zadań.

➡️ 52,8%* pracodawców uważa, że w perspektywie najbliższych lat ich biznes będzie miał narastający problem z pozyskiwaniem wykwalifikowanych pracowników.

Jak to możliwe, że firmy mają trudność w pozyskaniu kompetentnych pracowników skoro nastały czasy, gdy kandydaci aplikują na potęgę?

Odpowiedź na to pytanie tkwi w.. procesie rekrutacyjnym. Źle zaprojektowany i przeprowadzony proces trwa miesiącami i najczęściej kończy się zatrudnieniem nieodpowiedniej osoby.

Rekrutacja to nie administracja, tylko strategia HR

Niestety, większość firm wciąż traktuję rekrutację jak obszar administracyjny, a nie strategiczny i nie poświęca jej wystarczająco czasu i uwagi. To generuje olbrzymie koszty (m.in. koszty przeciągającej się rekrutacji, czy nietrafnych zatrudnień), frustrację zaangażowanych stron (kandydatów, rekruterów, hiring managerów), obniża morale i produktywność zespołu, który czeka na nowego pracownika, a ostatecznie wpływa na zyski firmy – bo jeśli brakuje kompetentnych rąk do pracy, to firma nie generuje oczekiwanych zysków.

Dlatego to tak ważne, żeby rekruterki/zy posiadali wiedzę, jak prowadzić procesy rekrutacyjne, żeby zatrudniać dopasowanych kandydatów. Poniżej przegląd najczęstszych powodów, dla których rekrutacja nie działa, czyli prowadzi do zatrudnienia nieodpowiednich osób lub trwa zbyt długo.

1. Brak precyzyjnej matrycy kompetencyjnej

Hiring manager przychodzi z opisem stanowiska, a Ty zabierasz się za poszukiwanie kandydatów? A może spotkanie briefingowe z hiring managerem zamienia się w koncert życzeń i okazuje się, że firma poszukuje kandydata, który nie istnieje? Albo mój ulubiony przykład: ustalacie, jakich kompetencji szukacie, ale po rozmowie rekrutacyjnej hiring manager i tak odrzuca kandydata za aspekty, które nie pojawiły się w opisie roli. Znasz to?

To częste sytuacje. Jednak najlepsi rekruterzy tworzą razem z hiring managerem matrycę kompetencyjną, która w realistyczny sposób definiuje, jakie kompetencje są naprawdę niezbędne w wykonywaniu danej roli oraz świadczą o dopasowaniu kulturowym do organizacji (tak jest, dopasowanie kulturowe da się sprawdzić za pomocą rekrutacji opartej na kompetencjach!).

To kluczowe, żeby od początku rozumieć, jakie są potrzeby hiring managera względem nowej roli (a czasem pomóc mu zrozumieć, jakie są jego potrzeby). W innym przypadku ryzykujesz, że znalezieni przez Ciebie kandydaci będą odrzucani przez hiring managera za rzeczy, co do których nawet nie wiedziałaś/eś, że są wymagane. Czy wolisz poświęcić godzinę czasu na dokładną rozmowę z managerem czy kilka dni/tygodni na wyszukanie, procesowanie i odrzucanie niedopasowanych kandydatów?

Mało kto o tym wie, ale to, na ile dokładnie przeprowadzimy ten etap, w ogromnej mierze decyduje o sukcesie rekrutacji. W końcu jeśli nie wiesz, kogo naprawdę szukasz, najprawdopodobniej tej osoby nie znajdziesz.

2. Nieodpowiednio zaprojektowany proces

Na etapie projektowania procesu rekrutacji może się pojawić wiele problemów, przykładowo:

możemy stworzyć proces, który nie sprawdza części wymaganych przez nas kompetencji
nasz proces zniechęca kandydatów do aplikowania
w procesie są wąskie gardła, przez które tracimy kandydatów
kandydaci odpadają na zaawansowanym etapie procesu z powodów, które łatwo było zweryfikować znacznie wcześniej (np. niewystarczająca znajomość języka obcego, różne preferencje kandydata i pracodawcy względem pracy zdalnej, itd.)
poszczególne etapy procesu nie sprawdzają tego, co mają sprawdzić

Projektowanie procesu rekrutacyjnego to prawdziwa sztuka. Mało tego, rzadko kiedy początkowy zamysł procesu jest najlepszy. Bo rekrutacja wymaga częstego mówienia “sprawdzam”, czyli: monitorowania tego, co się dzieje, diagnozowania problemów, słuchania feedbacku kandydatów, zbierania i analizy danych oraz.. odwagi, żeby wprowadzać zmiany.

3. Błędne założenia

Kandydat, który pracuje w roli managerskiej, nie będzie chciał wrócić na ścieżkę techniczną
Osoba, która niedawno zmieniła pracę, nie będzie zainteresowana naszą ofertą
Przerwa zawodowa jest podejrzana
Kandydat, który często zmienia pracę, u nas też nie zagrzeje długo miejsca
Osoba, która pracowała w renomowanej firmie na pewno ma wysokie kompetencje
Jeśli kandydat nie utrzymuje kontaktu wzrokowego, ma niskie umiejętności komunikacji
Skoro kandydat od dawna szuka pracy, to znaczy, że się nie nadaje
Osoba, która nie utrzymuje kontaktu wzrokowego jest niekomunikatywna

To tylko przykłady różnych założeń, które słyszałam w swojej karierze rekruterskiej. Czasami byliśmy ich uczeni na początku naszej drogi rekruterskiej, a czasami doświadczyliśmy jakiejś sytuacji i zakładamy, że skoro tak było w przypadku jednego kandydata, to pewnie tak samo będzie w przypadku innych.

Ale nawet jeśli w 6/10 przypadkach nasze założenia będą prawdziwe, nie warto generalizować i tracić dobrego kandydata zakładając, że na pewno nic z tego nie będzie.

Są proste sposoby, żeby przekonać się, czy mamy rację:

1) Przeprowadzanie rekrutacji opartej na kompetencjach (dowodach) zweryfikuje umiejętności kandydata.

2) A jeśli nie jesteśmy pewni, czego druga osoba naprawdę chce, możemy po prostu.. ZAPYTAĆ. To takie proste i takie pomocne 🙂

4. Nadmierne zaufanie do CV

Zdarzyło Ci się kiedyś, że kandydat ze świetnie zapowiadającym CV nie przeszedł procesu rekrutacji?

No właśnie. To dlaczego mielibyśmy traktować CV jak wyrocznię? CV jest wizytówką kandydata, co oznacza, że przedstawione tam informacje są subiektywną opowieścią danej osoby na swój temat. Tak naprawdę, CV znacznie więcej mówi nam o tym, czy kandydat potrafi się zaprezentować niż o jego faktycznych umiejętnościach. A zdolność autoprezentacji nie jest kluczową kompetencją dla znacznej większości ról.

CV jest narzędziem wspierającym preselekcję (preselekcja to etap, w którym analizujemy aplikacje kandydatów i podejmujemy decyzję, kogo chcielibyśmy zaprosić do procesu rekrutacji). Jeśli szukasz kandydata z zaawansowanym językiem angielskim, to odrzucisz aplikacje osób, które wpisały w CV znajomość języka na poziomie A1-B1.

A co z osobami, które deklarują znajomość angielskiego na poziomie C1- C2? Założysz, że potrafią biegle mówić po angielsku, czy zweryfikujesz to później w trakcie rozmowy z nimi? Pewnie zweryfikujesz 🙂 I tak samo powinniśmy robić z każdą inną informacją znalezioną w CV – weryfikować ją w trakcie rozmowy z kandydatem.

5. Źle zaprojektowane pytania

Jeden z najczęstszych błędów rekrutacyjnych: najpierw wymyślamy pytania, a potem uzasadniamy, co naszym zdaniem sprawdzają. To tzw. pułapka dobrych pytań. Jeśli jakieś pytanie brzmi pozornie dobrze (np. “Gdzie się widzisz za 5 lat?”), to zadajemy je, twierdząc, że sprawdza np. samoświadomość kandydata, plan na siebie i chęć do rozwoju.

Ale.. czy na pewno poprawna odpowiedź na to pytanie jest gwarantem, że kandydat posiada te wszystkie rzeczy? Jestem przekonana, żę gdybyśmy pogłębili odpowiedź kandydata i dopytali, co już zrobił, aby za 5 lat być w rzeczonym miejscu, moglibyśmy się zdziwić, jak mało osób faktycznie ma konkretny plan, który konsekwentnie realizuje.

Dodatkowo, czy osoba, która nie potrafi udzielić satysfakcjonującej odpowiedzi na to pytanie, jest człowiekiem, który nie ma potrzeby rozwoju, nie jest świadomy siebie i nie ma żadnego planu? Myślę, że to daleko idący wniosek. Tak więc to pytanie nie mówi nam, czy kandydat chce się rozwijać i osiągać kolejne cele zawodowe. Aby się tego dowiedzieć, musimy wymyślić inne pytanie.

Zanim zadasz jakiekolwiek pytanie, zastanów się, co dokładnie próbujesz nim sprawdzić oraz czy odpowiedź na nie przybliży Cię do podjęcia decyzji. Rozmowa rekrutacyjna jest bardzo ograniczona w czasie, dlatego każde nasze pytanie powinno mieć logiczne uzasadnienie. Jeśli po rozmowie nie potrafisz stwierdzić, czy kandydat jest odpowiednią osobą, to istnieje duża szansa, że zadawałaś/eś niewłaściwe pytania.

6. Brak standaryzacji (ustrukturyzowanych rozmów rekrutacyjnych)

Rekruterzy i rekruterki są bardzo zgodni – 92% z Was (według mojej ankiety, przeprowadzonej na LinkedIn) uważa, że w trakcie rekrutacji wszyscy kandydaci powinni otrzymać to samo zadanie rekrutacyjne.

I ja się z tym zgadzam. Tylko.. dlaczego nie stosujemy tej samej zasady w trakcie rozmów z kandydatami? 🤔 Najczęściej każda rozmowa rekrutacyjna wygląda inaczej, bo zadajemy każdemu kandydatowi inne pytania, oparte na jego CV. To tak jakbyśmy wysyłali każdemu aplikantowi inny zestaw zadań. Bardzo ciężko byłoby nam wyłonić najbardziej kompetentną osobę na tej podstawie, prawda?

Zamiast tego zachęcam Cię do przetestowania jednej rzeczy – jej stosowanie wyniosło moje rekrutacje na inny poziom. To rozmowa ustrukturyzowana.

Przeprowadzając ustrukturyzowaną rozmowę, zadajemy wszystkim kandydatom te same pytania, oceniane według tych samych kryteriów. Dzięki dekadom badań wiemy, że ustrukturyzowany wywiad to najskuteczniejsza znana ludzkości metoda rekrutacji. Dla porównania: ta metoda jest ponad 2 razy skuteczniejsza od wywiadów nieustrukturyzowanych (czyli takich, jak większość z nas przeprowadza).

Dzięki temu jesteśmy w stanie porównać jabłka do jabłek, no i zapewniamy kandydatom równe szanse w procesie rekrutacji!

7. Zadawanie pytań sugerujących

Pytania sugerujące odpowiedź to błąd, który popełnia zdecydowana większość rekruterów, nawet jeśli wydaje im się, że tego nie robią 🙂 Przykład “Opowiedz, jak uspokoiłeś trudnego klienta” to pytanie, które zawiera w sobie oczekiwany przez nas efekt: uspokojenie klienta.

Na prowadzonych przeze mnie warsztatach nie ma role play’a, w którym nie padłoby przynajmniej kilka pytań, zawierających w sobie podpowiedź. Najczęściej robimy to nieświadomie, chcąc np. pomóc kandydatowi, którego polubiliśmy.

Szczególnym przypadkiem pytań sugerujących są pytania wielokrotnego wyboru, np. “Jeśli 5 minut przed zamknięciem sklepu przyjdzie do Ciebie klient, to co zrobisz: obsłużysz go czy poprosisz, żeby przyszedł innego dnia?” – kandydat ma 50% szans na wstrzelenie się w prawidłową odpowiedź 😉

Niestety, jeśli damy kandydatowi odpowiedź na złotej tacy, to nie dowiemy się, jakie naprawdę ma kompetencje 🙂

8. Zadawanie pytań gdybających

Co byś zrobił, gdyby przyszedł do Ciebie kolega z pracy z prośbą o pomoc?

No który kandydat odpowie na tak postawione pytanie: “Nic, nie pomogę mu”? 😉 Chyba tylko taki, który nie chce dostać pracy 😉

Łatwo jest nam gdybać i opowiadać, jak zachowalibyśmy się w idealnej sytuacji. Ale to absolutnie nie jest wyznacznik tego, co naprawdę zrobilibyśmy, gdyby ta sytuacja się wydarzyła.

Świetnie to widać na przykładzie akcji charytatywnych. Gdyby zapytać kandydata, czy wziąłby udział w akcji charytatywnej firmy, prawie na pewno odpowie, że tak, bo chce się dobrze zaprezentować (a branie udziału w akcjach charytatywnych jest społecznie kojarzone jako dobre zachowanie). Ale gdyby zapytać go, jakie akcje wsparł w ostatnich latach (niekoniecznie finansowo, to może być choćby oddanie krwi, czy wyprowadzanie psiaków ze schroniska) to okaże się, że tylko niewielka część kandydatów będzie miała o czym opowiedzieć.

I to jest podstawowa różnica między pytaniami gdybającymi “co byś zrobił w sytuacji XYZ”, a pytaniami behawioralnymi “opowiedz o sytuacji, w której zrobiłeś XYZ”. Chyba nie muszę tłumaczyć, które z nich skuteczniej sprawdzają kompetencje kandydatów? 🙂

9. Brak pytań pogłębiających

Mało kto o tym wie, ale.. pierwsza odpowiedź kandydata jest często poprawna. W końcu aplikant potrafi się często domyślić, jaką odpowiedź chcemy usłyszeć. Dlatego naszym zadaniem jest tak umiejętne prowadzenie rozmowy i zadawanie pytań pogłębiających, żeby dojść do sedna.

Przykład: na pytanie o sytuację różnicy zdań w zespole kandydaci często opowiadają, jak to wspaniale rozwiązali problem i dogadali się z kolegą/koleżanką z zespołu. A gdy pogłębię temat, to okazuje się często, że dogadanie się polegało na tym, że zainterweniował przełożony i po prostu kazał im się dogadać.

Albo kandydat twierdzi, że istotny jest dla niego rozwój. Brzmi dobrze? No pewnie! Ale gdy pogłębimy, często okazuje się, że powiedział tak, bo myślał, że właśnie to chcemy usłyszeć, ale w rzeczywistości nie ma teraz warunków, siły i czasu, żeby się rozwijać i tak naprawdę ważna jest dla niego stabilizacja (i nie ma w tym nic złego!).

10. Brak notatek

Wielu z nas ma opory przed robieniem notatek podczas rozmowy rekrutacyjnej.

Rozumiem to. Wolimy być odbierani jako obecni i uważni, nie chcemy też niepotrzebnie stresować aplikanta. To totalnie zrozumiałe. Z drugiej strony, jedynie porządne notatki gwarantują nam obiektywną ocenę kandydata.

Jeśli będziemy polegać jedynie na naszej pamięci, to jest ogromna szansa, że nasza głowa nieświadomie zniekształci rzeczywistość i np. jeśli poczuliśmy sympatię do jakiegoś kandydata, zinterpretuje jego wypowiedzi w sposób, które świadczą o posiadaniu wymaganych kompetencji. I odwrotnie – jeśli nie poczuliśmy chemii z kandydatem, możemy mieć tendencję do nieświadomego interpretowania jego odpowiedzi na niekorzyść aplikanta. Widziałam to już wielokrotnie.

Dlatego lepiej trzymać się faktów, czyli tego co kandydat faktycznie powiedział! Dobre notatki są niesamowitą pomoc w ocenie kompetencji kandydata.

11. Brak kryteriów oceny

Przemyślenie i przygotowanie odpowiednich pytań rekrutacyjnych to podstawa, ale niewiele nam da, jeśli nie wiesz jakich odpowiedzi oczekujesz. Tak jak już pisałam: jeśli nie wiesz czego szukasz, najprawdopodobniej tego nie znajdziesz.

Dlatego absolutnie niezbędne jest stworzenie konkretnych kryteriów oceny odpowiedzi kandydata. W innym wypadku, będziemy dokonywać subiektywnej interpretacji i operować na naszych wrażeniach i odczuciach, zamiast badać kompetencje kandydata.

12. Brak zaufania do danych

Na pytanie: “intuicja czy dane?” większość rekruterów odpowiada zgodnie: intuicja. I ja to totalnie rozumiem! Bo jeśli nikt nas nie nauczył jak rekrutować, to przez lata intuicja staje się naszym największym atutem i podstawowym narzędziem pracy. Jednak zanim uwierzysz w legendarną rekruterską intuicję, zastanów się:

skąd wiesz, czy masz dobrą intuicję?
co jeśli drugi rekruter w pokoju ma odmienną intuicję? kto ma rację? komu zaufać?
jak przekazać kandydatowi uczciwy feedback, jeśli odrzucamy go, bo tak podpowiada nam intuicja?
po co nam skomplikowane procesy rekrutacji skoro wierzymy, że intuicja da nam trafną odpowiedź? czy nie wystarczy w takim razie porozmawiać z kimś przez 15 minut zamiast sprawdzać jego kompetencje godzinami?
jak uzasadnić firmie, że potrzebuje rekrutera? skoro Twoim podstawowym narzędziem pracy jest intuicja, to przecież.. każdy inny w firmie też ją ma, więc łatwo Cię zastąpić
i w końcu: czy to w ogóle etyczne, żeby oceniać kandydata przez pryzmat intuicji?

Intuicja to zbiór naszych wcześniejszych doświadczeń (i zawodowych, i prywatnych, nie sposób tego oddzielić), z którego korzystamy w podejmowaniu codziennych decyzji. To oznacza, że jest subiektywna i będzie nas pchać w kierunku kandydatów, którzy wzbudzili w nas sympatię, są podobni do nas czy potrafią się sprzedać. A przecież nie o to chodzi.

Kierując się intuicją, ryzykujesz podjęcie złej decyzji rekrutacyjnej. I mam na myśli nie tylko zatrudnienie nieodpowiedniej osoby, ale także odrzucenie solidnego kandydata, bo coś Ci w nim nie grało.

Moim zdaniem rzetelna, trafna, uczciwa i sprawiedliwa rekrutacja powinna być obiektywna. Dlatego warto prowadzić rekrutację opartą na dowodach (danych).

🎁 Więcej o tym, dlaczego nie warto opierać decyzji rekrutacyjnej na intuicji przeczytasz w darmowym rozdziale mojego e-booka „16 piekielnie skutecznych rad, które odmienią Twoje myślenie o rekrutacji”. Możesz go pobrać tutaj:

13. Brak momentu "sprawdzam"

Wyobraź sobie, że zapraszasz przyjaciół na kolację. Poświęcasz sporo czasu na wymyślenie, co chcesz ugotować, zrobienie zakupów, sam proces gotowania, sprzątanie, nakrycie do stołu. Przychodzą Twoi przyjaciele, serwujesz im przygotowane danie. Czy chcesz wiedzieć, czy im smakuje?

Jeśli tak, to czy robisz to także podczas rekrutacji? 🙂

Zawsze powtarzam, że rekrutacja nie kończy się w momencie podpisania umowy z kandydatem. Rekrutacja kończy się w momencie, gdy upewnimy się, że zatrudniliśmy odpowiednią osobę. Można to zbadać za pomocą zebrania feedbacku od hiring managera, który zatrudnił danego kandydata, można to zrobić za pomocą danych.

Dopiero, jeśli uzyskamy potwierdzenie, że zatrudniony pracownik spełnia oczekiwania firmy, możemy wiedzieć, że nasza praca jest skończona 🙂

A co, jeśli okaże się, że zatrudniliśmy nieodpowiednią osobę? Wtedy warto przyjrzeć się jeszcze raz naszemu procesowi rekrutacji i sprawdzić, czy nie popełniamy jednego z 13 błędów, o których napisałam w tym artykule 🙂

*Źródło: Raport HR & Payroll Pulse 2025 od SDworx

O autorce:

Cześć! Nazywam się Weronika Szatan i od 2015 roku tworzę mosty pomiędzy kandydatami oraz pracodawcami w branży IT

Wierzę, że przemyślana rekrutacja jest kluczem do realizacji celów biznesowych, jeśli tylko będziemy pamiętać, że każdy kandydat to przede wszystkim człowiek. Dlatego, jako Recruitment Devil, uczę jak budować ludzkie i równocześnie skuteczne procesy rekrutacji.

Moją misją jest podniesienie poziomu rekrutacji w Polsce i zerwanie z wizerunkiem kiepskiego rekrutera i pokazać, że nie taki ~~diabeł~~ rekruter straszny jak go malują.