O pracy, której nie widzisz

O pracy, której nie widzisz - rola rekrutera

"Nie miałem/am pojęcia, że rekrutacja to tyle pracy!"

– to zdanie, które bardzo często słyszę, m.in. gdy wdrażam nową osobę techniczną do zespołu rekrutacyjnego (albo gdy opowiadam komuś o mojej codziennej pracy).

To fakt, rola rekrutera jest niewidoczna, poza rzadkimi momentami, gdy zatrudniamy kandydata (jak często Wam się to zdarza?).

Podobnie jak nauczyciel, przygotowujący materiały do lekcji i sprawdzający klasówki w samotności, rekruter pracuje w cieniu, żeby znaleźć odpowiednią osobę na wyznaczone stanowisko.

Co należy do zadań rekrutera?

Rola rekrutera jest znacznie bardziej złożona niż mogłoby się to z pozoru wydawać. Wymieniłam tutaj część, która przychodzi mi do głowy (choć w każdej firmie będzie to pewnie wyglądało trochę inaczej).

➡️ Przygotowanie do otwarcia roli:

Zapoznanie się z briefem od hiring managera
Zorientowanie się jak wygląda rynek vs. wymagania hiring managera
Benchmarking konkurencji (oferta, widełki, itd.)
Spotkanie kick-offujące z hiring managerem (ustalenie niezbędnych i mile widzianych kompetencji, pozyskanie informacji na temat roli)
Stworzenie opisu stanowiska
Przygotowanie stanowiska w systemie ATS
Stworzenie szablonów wiadomości, wysyłanych na różnych etapach do kandydatów
Przygotowanie potrzebnych narzędzi (np. platformy do sprawdzania wiedzy kandydata, platformy do umawiania spotkań, itd.)
Pozyskanie wiedzy technicznej, niezbędnej do zrozumienia roli
Poznawanie specyfiki pracy na danym stanowisku oraz specyfiki zespołu

➡️ Budowanie procesu rekrutacji:

Ustalenie – wraz z hiring managerem – optymalnego przebiegu procesu rekrutacji
Zdefiniowanie jakie kompetencje są sprawdzane na poszczególnych etapach
Ustalenie kto przeprowadza poszczególny etapy oraz ile powinny trwać
Wsparcie rekruterów technicznych w zakresie przygotowania zadań/pytań technicznych
Przygotowanie pytań, które rekruter zada kandydatom w trakcie rozmowy z nimi
Ustalenie kryteriów oceny kandydatów
Przetestowanie procesu

➡️ Marketing rekrutacyjny:

Otworzenie roli na stronie firmy
Promowanie roli na portalach pracy
Promowanie roli na social mediach
Pojawianie się na eventach branżowych
Przygotowanie materiałów graficznych (np. broszury z opisem projektu)

➡️ Pozyskiwanie kandydatów:

Rozważenie różnych źródeł pozyskiwania kandydatów
Zdefiniowanie tzw. “selling points” oraz persony kandydata
Przygotowanie szablonów wiadomości dla kandydatów
Wyszukiwanie i wstępne weryfikowanie kandydatów
Pierwszy kontakt z kandydatami
Follow-upy
Odpowiadanie na wiadomości kandydatów
Rozmowy z zainteresowanymi kandydatami
Badanie oczekiwań kandydatów i przekazywanie ich hiring managerowi
Mierzenie wskaźników dotyczących pozyskiwania kandydatów

➡️ Przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych:

Umawianie rozmów z kandydatami
Dbanie o utrzymanie kontaktu z kandydatami w trakcie procesu i informowanie ich o każdym jego etapie
Przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych
Prezentowanie kandydatów hiring managerowi
Dbanie o candidate experience
Zbieranie referencji
Zarządzanie pipeline’m w ATS’ie
Wysyłanie zadań kandydatom
Zbieranie feedbacku od managerów i rekruterów technicznych
Regularne spotkania z hiring managerem
Przekazywanie feedbacku kandydatom
Składanie ofert
Mierzenie wskaźników rekrutacyjnych
Zbieranie i analizowanie feedbacku od kandydatów

➡️ Preboarding kandydatów:

Przygotowanie formalności związanych z umową
Utrzymywanie kontaktu z kandydatem

Sporo? Tych zadań może być oczywiście mniej lub więcej, ale na pewno możemy je śmiało pomnożyć razy kilka (a nawet kilkanaście) bo rekruterzy z reguły pracują nad więcej niż jedną rolą. Natomiast ilość pracy rekrutera w dużej mierze zależy od kilku czynników.

Od czego zależą obowiązki rekrutera?

1. Posiadane zasoby

W niektórych firmach możemy liczyć na dział marketingu, wsparcie w zakresie znajomości prawa pracy, gotowce przygotowane przez firmę-matkę (oferta pracy, proces rekrutacji), czy doświadczony zespół rekruterów technicznych; w innych organizacjach za każdy temat jesteśmy personalnie odpowiedzialni.

2. Zakres specjalizacji

Gdy firma posiada rozbudowany dział rekrutacji i HR, łatwiej można rozdzielić odpowiedzialności. Będziemy mieć zatem osobno specjalistów do spraw sourcingu, przeprowadzania rekrutacji, kwestii HR-owych, onboardingu, czy marketingu. Każdy z nich jest skupiony na swoim zakresie obowiązków i może nabywać w nim ekspertyzę. Odwrotną sytuacją są jedno- lub kilkuosobowe zespoły, gdzie rekruterzy są tak naprawdę człowiekiem orkiestrą. Plusem jest znacznie większy wpływ na cały obszar rekrutacji, minusem – gigantyczna ilość przeplatających się wątków. To tak, jakby developer był równocześnie testerem, project managerem, UX designerem i administratorem.

3. Kultura firmy

W jednych firmach przekazywanie feedbacku jest normą, w innych musimy o niego prosić wielokrotnie. W niektórych organizacjach mamy bezpośredni kontakt z hiring managerami i rekruterami technicznymi, co znacznie przyspiesza naszą pracę i podnosi jej jakość, w innych – dużo czasu poświęcamy na próbę dotarcia do osób decyzyjnych.

4. Indywidualna postawa

Na jednym końcu skali są osoby, które dążą do wykonywania zadań w jakościowy sposób, regularnie sprawdzają co nie działa i uszczelnieniają procesy czy dbają o dobrobyt każdego członka rekrutacji. Naturalnie, są też tacy, którzy zrobią absolutne minimum, nie dbając o jakość procesów rekrutacyjnych ani dobre doświadczenie kandydatów czy hiring managerów. Większość rekruterów jest gdzieś pomiędzy.

Jeśli dotrwałeś/aś do tej pory, gratuluję! Mam nadzieję, że nieco rozjaśniłam specyfikę pracy rekrutera. Śmiało można przełożyć to na każdy inny zawód, bo jako obserwator widzimy przecież tylko wierzchołek góry lodowej 🏔️

Na koniec mam do Ciebie gorącą prośbę: bardzo łatwo przychodzi nam ocenianie i krytykowanie innych, a przenoszenie swoich frustracji w stosunku do firmy na rekrutera czy sprzedawcę (no bo na kogo innego?) wydaje się oczywiste. Ale może kolejnym razem zanim to zrobisz, zastanowisz się nad szerszym obrazkiem? Nawet jeśli ktoś popełni błąd, nie masz pojęcia jakie jest tło tej sytuacji. Odrobina wyrozumiałości w stosunku do innych może przenieść góry (również te lodowe) 😉

O autorce:

Cześć! Nazywam się Weronika Szatan i od 2015 roku tworzę mosty pomiędzy kandydatami oraz pracodawcami w branży IT

Wierzę, że przemyślana rekrutacja jest kluczem do realizacji celów biznesowych, jeśli tylko będziemy pamiętać, że każdy kandydat to przede wszystkim człowiek. Dlatego, jako Recruitment Devil, uczę jak budować ludzkie i równocześnie skuteczne procesy rekrutacji.

Moją misją jest podniesienie poziomu rekrutacji w Polsce i zerwanie z wizerunkiem kiepskiego rekrutera, bo wiem, że nie taki ~~diabeł~~ rekruter straszny jak go malują.