Jak zbierać referencje w rekrutacji?

Czy w ogóle warto zbierać referencje?

Zacznę od tego, że nie jestem fanką zbierania referencji w procesie rekrutacji. Dlaczego?

🔺Zgodnie z prawem, pracodawca może poprosić kandydata o zgodę na zebranie referencji na jego temat, ale nie może jej wymagać. To oznacza, że w praktyce jeden kandydat się zgodzi, inny nie – w związku z tym proces rekrutacji będzie niewystandaryzowany (proces rekrutacji poszczególnych kandydatów będzie się różnić).

🔺 To kandydat wskazuje, od kogo powinniśmy zebrać referencje, więc najprawdopodobniej wybierze osobę, która ma do powiedzenia dobre rzeczy na jego temat.

🔺 A nawet jeśli usłyszymy coś innego niż superlatywy na temat kandydata, nie wiemy z jakiego miejsca wychodzi osoba udzielająca referencji. Być może kieruje nią żal, spowodowany odejściem dobrego pracownika? Referencje to po prostu opinia i może wynikać z intencji osoby ich udzielającej.

🔺 Sama informacja o tym, czy jakiejś osobie dobrze się z kandydatem pracowało.. nic nam nie mówi. Nie znamy szerszego kontekstu, np. środowiska pracy, kultury organizacji, specyfiki konkretnej roli czy relacji w zespole. Wszystkie te szczegóły wpływają przecież na pracę danej osoby.

🔺Nie ma uniwersalnych kandydatów. Ta sama osoba może być świetnym pracownikiem w jednej firmie i kiepskim w innej (bo np. nie jest doceniana, nie pasuje do kultury, nie otrzymała odpowiednich narzędzi, itd.). Dlatego informacja o tym, czy nasz kandydat był dobrym pracownikiem w jakiejś firmie, niekoniecznie da nam gwarancję, że u nas także się sprawdzi.

🔺 Zbieranie dodatkowych informacji na temat kandydata to pożywka dla biasów (nieuświadomionych przekonań). Może się zdarzyć, że usłyszymy coś, co sprawi, że odezwą się jakieś skróty myślowe i przekonania i przekreślimy kandydata, który obiektywnie pasował do danej roli.

🔺No i w końcu: jeśli zbudujemy solidny, oparty na dowodach proces rekrutacji, to w ogóle nie będziemy potrzebować zbierania referencji.

Równocześnie, jestem świadoma, że czasami zbieranie referencji jest odgórną polityką firmy i rekruter i tak musi to robić. Wiem też, że niektórzy z Was mieli sytuację, gdy referencje uchroniły firmę przed zatrudnieniem osoby, która np. oszukuje pracodawców.

Skoro zatem – z różnych powodów – część rekruterek/ów zbiera referencje, dowiedz się, jak to zrobić w sposób skuteczny!

Co mówi polskie prawo o zbieraniu referencji?

Pozyskiwanie opinii o kandydacie od osób trzecich jest w Polsce dozwolone tylko w granicach określonych przez przepisy o ochronie danych osobowych oraz Kodeks Pracy.

Podstawy prawne:

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
Art. 22¹ §1 Kodeksu Pracy – katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata.

UWAGA: Brak referencji nie może być podstawą dyskryminacji w procesie rekrutacji (art. 11³ Kodeksu Pracy)! To oznacza, że jeśli kandydat nie wyrazi zgody na zebranie referencji na jego temat, nie możemy odrzucić go na tej podstawie z procesu rekrutacji.

Jak wygląda rzeczywistość?

Prawo prawem, jednak w wielu firmach wciąż pytanie osób trzecich o opinię na temat danego kandydata ma się dobrze. Zasięganie języka na temat kandydata u osób trzecich jest nie tylko nielegalne, ale.. wcale nie pomaga nam w podjęciu trafnej decyzji rekrutacyjnej.

Zapraszam Cię teraz do krótkiego ćwiczenia:

Zastanów się, czy absolutnie każda osoba, z którą współpracowałeś/aś ma o Tobie dobrą opinię? Czy w każdym miejscu pracy byłeś/aś produktywny’a i dawałeś/aś z siebie wszystko? Nie ma uniwersalnych kandydatów, którzy sprawdzą się w każdej firmie.

Właśnie dlatego budujemy procesy rekrutacyjne, próbując sprawdzić dopasowanie kandydata do konkretnej roli w naszej firmie. Często bywa tak, że ta sama osoba dostaje świetny feedback w jednej organizacji, a kiepski w innej. Dlatego opinie osób trzecich nie powinny być dla nas wyznacznikiem, czy powinniśmy zatrudnić danego kandydata.

Jak wygląda Jak zbierać referencje? Trzy złote zasady.

Jeśli zbierasz referencje, rób to z głową! Oto dobre praktyki w zbieraniu referencji na temat kandydata:

1) Pytaj o referencje pod koniec procesu rekrutacyjnego, czyli wtedy, gdy kompetencje kandydata zostały już przebadane i pojawiła się wstępna decyzja.

To nie tylko oszczędność czasu dla firmy, ale także minimalizowanie ryzyka pojawienia się nieuświadomionych przekonań. Jeśli pytasz o referencje na początku procesu, budujesz pewien obraz kandydata, a Twój mózg zadba o to, żeby w trakcie rekrutacji potwierdzić, że ten obraz jest prawdziwy (nawet gdy to nieprawda). Nie uda Ci się wtedy naprawdę poznać drugiej osoby.

Z kolei, jeśli o referencje pytasz pod koniec procesu, to masz już swoją opinię na temat aplikanta, a także wstępną decyzję. Jeśli referencje ją potwierdzą, to świetnie. Jeśli nie – stajesz przed dylematem, czy zaufać swojemu procesowi, czy opinii osoby trzeciej, która nie zna kontekstu Twojej firmy.

2) Zastanów się, co dokładnie chcesz sprawdzić.

Jeśli zbieranie referencji polega na pytaniu, jak się współpracowało z daną osobą, będzie to pewnie równie skuteczne co proszenie kandydata, by opowiedział coś o sobie. Żeby znaleźć odpowiednią osobę, musisz wiedzieć kogo szukasz. Dlatego najpierw zdefiniuj, jakie obszary są dla Ciebie istotne, a dopiero potem je weryfikuj.

3) W trakcie zbierania referencji unikaj zadawania pytań, na które odpowiedzi są oczywiste.

Przykładem takiego pytania jest “Jak pracowało się z tą osobą?”. Jeśli osoba dająca referencje dobrze życzy kandydatowi, odpowie, że dobrze. Jeśli jednak żywi złe emocje do kandydata, może chcieć go zdyskredytować.

Zamiast tego, spróbuj zadawać pytania behawioralne, to znaczy dotyczące sytuacji, które rzeczywiście zdarzyły się w przyszłości, np. “Proszę opowiedzieć mi o sytuacji, w której [imię kandydata] miał różnicę zdań z osobą z zespołu. Jak się wtedy zachował/a?”

Znacznie ciężej jest manipulować odpowiedzią, jeśli pytamy o fakty, nie o subiektywne odczucia.

Chcesz wiedzieć więcej o rekrutacji bez dyskryminacji?

Jeśli chcesz dalej zgłębić temat rekrutacji, która jest inkluzywna i sprawiedliwa, koniecznie sięgnij po mój darmowy e-book „Rekrutacja bez dyskryminacji”!

O autorce:

Cześć! Nazywam się Weronika Szatan i od 2015 roku tworzę mosty pomiędzy kandydatami oraz pracodawcami w branży IT

Wierzę, że przemyślana rekrutacja jest kluczem do realizacji celów biznesowych, jeśli tylko będziemy pamiętać, że każdy kandydat to przede wszystkim człowiek. Dlatego, jako Recruitment Devil, uczę jak budować ludzkie i równocześnie skuteczne procesy rekrutacji.

Moją misją jest podniesienie poziomu rekrutacji w Polsce i zerwanie z wizerunkiem kiepskiego rekrutera i pokazać, że nie taki ~~diabeł~~ rekruter straszny jak go malują.